Автоматизация контроля договоров и напоминаний о сроках через Google Drive и Telegram
-70%
Нагрузка на менеджеров
3x
Скорость обработки
95%
Автоматизированных запросов
Google Drive APIGoogle Apps ScriptGoogle SheetsTelegram Bot APIEmail Webhooks
О проекте
Компания, работающая на рынке более 10 лет и имеющая более 300 активных контрактов, столкнулась с серьезными проблемами в управлении договорами. Юристы и менеджеры часто забывали о сроках продления, что приводило к финансовым потерям из-за штрафов. Договоры терялись в большом количестве папок, а напоминания о сроках приходили слишком поздно, после наступления проблем. Это создавало значительные трудности в контроле и ведении отчетности по договорам.
Задача
- Создать единый реестр договоров
- Автоматизировать напоминания о продлении
- Снизить риски просрочек и штрафов
- Обеспечить контроль за актуальными файлами
- Увеличить эффективность работы юридического отдела
Что было до нас
- Юристы забывали о сроках продления
- Договоры терялись в разных папках
- Напоминания приходили после нарушения сроков
- Отсутствие прозрачности статусов договоров
Решение
Создан Google Sheets-реестр, связанный с Google Drive
Скрипт проверяет даты окончания договоров ежедневно
Telegram-бот рассылает уведомления ответственным
Email-уведомления с ссылками на документ и задачей на продление
Автогенерация отчетов и архивация завершённых документов
До
После
Не было единого реестра для всех договоров
Создан единый реестр, который обеспечивает доступ к каждому договору
Юристы тратили до 10 часов в неделю на поиск и контроль договоров
Сокращено время до 2 часов благодаря автоматизации
Просроченные договора составляли 30% от общего числа
Снизили количество просроченных договоров до 5%
Результаты
−95% просроченных договоров
+8 часов эффективности юр. отдела в неделю
100% прозрачность статусов
Автогенерация отчётов и архивация завершённых документов
Раньше у нас вечно терялись договоры, кто-то не продлил вовремя, кто-то сохранил не туда. Теперь всё под контролем: таблица показывает актуальные статусы, Telegram напоминает за неделю и в день окончания. Мы перестали платить штрафы и больше не ищем документы вручную.
Другие проекты
Смотрите также
Автоматизации
Автоматизация контроля работоспособности сервисов и технической поддержки 24/7
Клиент постоянно сталкивался с внезапными сбоями в работе сайта и внутренних сервисов, а уведомления о проблемах …
PythonUptimeRobot APIGoogle Sheets APITelegram Bot API
Автоматизации
Автоматизация контроля рекламных расходов и эффективности кампаний через единый маркетинг-дашборд
Компания вела рекламные расходы вручную в разных таблицах, данные из рекламных кабинетов обновлялись с задержкой, а …
PythonGoogle Sheets APIPower BIFacebook Ads API
Автоматизации
Автоматизация финансовой аналитики и отчётности через дашборд CFO-24
Финансовая отчётность собиралась вручную из CRM, Excel и Google Sheets, из-за чего данные были разрозненными, устаревшими …
PythonGoogle Sheets APIPower BIBitrix24 API