Автоматизация онбординга сотрудников

О проекте

Компания X, работающая в сфере Y, сталкивалась с проблемами при онбординге новых сотрудников. HR-отдел тратил значительное время на оформление новичков, что приводило к потере информации и задержкам в процессе адаптации. С внедрением автоматизации, компания стремилась оптимизировать этот процесс и сделать его более прозрачным и эффективным.

Задача

• Ускорить процесс адаптации
• Снизить количество ошибок при оформлении
• Создать прозрачную систему контроля онбординга
• Сделать процесс одинаковым для всех новых сотрудников

Что было до нас

• HR-отдел тратил 1-2 часа на оформление каждого новичка
• Постоянные ошибки в доступах и инструкциях
• Отсутствие стандартизированного процесса онбординга
• Недостаточная прозрачность в контроле за процессом

Решение

Создана Google Form для новых сотрудников (ФИО, отдел, должность)

Запуск скрипта после отправки анкеты

Создание папки в Google Drive

Создание корпоративной почты и добавление в нужные группы

Заполнение карточки в Bitrix24 и отправка приветственного письма

До

После

1-2 часа на оформление каждого новичка

15 минут на оформление благодаря автоматизации

Ошибки в доступах и инструкциях возникали регулярно

0 ошибок при создании доступов

Неполные инструкции для новых сотрудников

100% сотрудников получили инструкции вовремя

Результаты

−75% времени на оформление

+10 часов экономии HR-отдела еженедельно

100% новых сотрудников получили необходимую информацию в первый день

Повышение удовлетворенности сотрудников

Раньше оформление нового сотрудника было квестом: письма, заявки, доступы — всё вручную. Теперь достаточно, чтобы новичок заполнил форму — и система делает всё сама, очень удобно. Самое главное, что наш HR отдел наконец-то выдохнул.

— Клиент