Автоматизации 2025

Автоматизация заявок и внутренних запросов сотрудников через Telegram и Google Sheets

-70%
Нагрузка на менеджеров
3x
Скорость обработки
95%
Автоматизированных запросов
Google FormsGoogle SheetsTelegram Bot APIGmail APIGoogle Drive API

О проекте

В компании, где работают более 200 сотрудников, постоянно возникали проблемы с обработкой бытовых запросов. Сотрудники часто обращались к IT, HR и офис-менеджеру с просьбами, такими как «Добавьте доступ», «Закажите канцелярию» или «Поменяйте монитор». Эти обращения происходили в хаотичном порядке — через чаты, звонки и бумажные записки, что приводило к потере заявок и сорванным срокам. В результате ни один из сотрудников не знал, кто отвечает за ту или иную просьбу, что создавало дополнительные трудности в работе. QU Bot была приглашена для создания централизованной системы внутренних запросов, которая должна была не только упорядочить процесс, но и обеспечить контроль за выполнением заявок.

Задача

  • Автоматизировать сбор заявок от сотрудников
  • Назначать ответственных по типу заявки
  • Контролировать сроки выполнения
  • Создавать прозрачную статистику и отчётность
Что было до нас
  • Хаотичное поступление запросов через разные каналы
  • Потеря заявок и срывы сроков
  • Отсутствие ответственности за выполнение заявок
  • Низкая удовлетворённость сотрудников внутренними сервисами

Решение

Создана Google Form с категориями заявок (IT, HR, Финансы, Офис)

Все заявки автоматически записываются в Google Sheets с ID и меткой времени

Скрипт назначает ответственного по категории (например, IT → Иванов, HR → Петрова)

Telegram-бот отправляет уведомление ответственному с кнопками «Принять», «Выполнено»

При изменении статуса в таблице отправляется уведомление сотруднику-заявителю

До
После
Заявки терялись и не имели фиксированного учета.
Все заявки централизованно фиксируются и контролируются в одной системе.
Сотрудники не знали, кто отвечает за их запросы.
Каждый запрос имеет назначенного ответственного, что увеличивает ответственность.
Статистика по выполнению заявок была недоступна.
Раз в неделю генерируется отчет по всем заявкам и проценту закрытия, который отправляется руководителю.

Результаты

−70% времени на коммуникацию по внутренним вопросам
0 потерянных заявок
100% прозрачность исполнения
+50% удовлетворённости сотрудников по внутренним сервисам
Мы думали, что внутренние заявки — это мелочь, но оказалось, что именно на этом мы теряли часы каждый день. Теперь всё централизовано: заявки, статусы, файлы, уведомления. Telegram-бот стал нашим внутренним “диспетчером офиса”.
— Клиент


Нужен похожий проект?

Расскажите о задаче — оценим и предложим решение бесплатно.

Обсудить проект