Автоматизация заявок и внутренних запросов сотрудников через Telegram и Google Sheets
-70%
Нагрузка на менеджеров
3x
Скорость обработки
95%
Автоматизированных запросов
Google FormsGoogle SheetsTelegram Bot APIGmail APIGoogle Drive API
О проекте
В компании, где работают более 200 сотрудников, постоянно возникали проблемы с обработкой бытовых запросов. Сотрудники часто обращались к IT, HR и офис-менеджеру с просьбами, такими как «Добавьте доступ», «Закажите канцелярию» или «Поменяйте монитор». Эти обращения происходили в хаотичном порядке — через чаты, звонки и бумажные записки, что приводило к потере заявок и сорванным срокам. В результате ни один из сотрудников не знал, кто отвечает за ту или иную просьбу, что создавало дополнительные трудности в работе. QU Bot была приглашена для создания централизованной системы внутренних запросов, которая должна была не только упорядочить процесс, но и обеспечить контроль за выполнением заявок.
Задача
- Автоматизировать сбор заявок от сотрудников
- Назначать ответственных по типу заявки
- Контролировать сроки выполнения
- Создавать прозрачную статистику и отчётность
Что было до нас
- Хаотичное поступление запросов через разные каналы
- Потеря заявок и срывы сроков
- Отсутствие ответственности за выполнение заявок
- Низкая удовлетворённость сотрудников внутренними сервисами
Решение
Создана Google Form с категориями заявок (IT, HR, Финансы, Офис)
Все заявки автоматически записываются в Google Sheets с ID и меткой времени
Скрипт назначает ответственного по категории (например, IT → Иванов, HR → Петрова)
Telegram-бот отправляет уведомление ответственному с кнопками «Принять», «Выполнено»
При изменении статуса в таблице отправляется уведомление сотруднику-заявителю
До
После
Заявки терялись и не имели фиксированного учета.
Все заявки централизованно фиксируются и контролируются в одной системе.
Сотрудники не знали, кто отвечает за их запросы.
Каждый запрос имеет назначенного ответственного, что увеличивает ответственность.
Статистика по выполнению заявок была недоступна.
Раз в неделю генерируется отчет по всем заявкам и проценту закрытия, который отправляется руководителю.
Результаты
−70% времени на коммуникацию по внутренним вопросам
0 потерянных заявок
100% прозрачность исполнения
+50% удовлетворённости сотрудников по внутренним сервисам
Мы думали, что внутренние заявки — это мелочь, но оказалось, что именно на этом мы теряли часы каждый день. Теперь всё централизовано: заявки, статусы, файлы, уведомления. Telegram-бот стал нашим внутренним “диспетчером офиса”.
Другие проекты
Смотрите также
Автоматизации
Автоматизация контроля работоспособности сервисов и технической поддержки 24/7
Клиент постоянно сталкивался с внезапными сбоями в работе сайта и внутренних сервисов, а уведомления о проблемах …
PythonUptimeRobot APIGoogle Sheets APITelegram Bot API
Автоматизации
Автоматизация контроля рекламных расходов и эффективности кампаний через единый маркетинг-дашборд
Компания вела рекламные расходы вручную в разных таблицах, данные из рекламных кабинетов обновлялись с задержкой, а …
PythonGoogle Sheets APIPower BIFacebook Ads API
Автоматизации
Автоматизация финансовой аналитики и отчётности через дашборд CFO-24
Финансовая отчётность собиралась вручную из CRM, Excel и Google Sheets, из-за чего данные были разрозненными, устаревшими …
PythonGoogle Sheets APIPower BIBitrix24 API