Автоматизация согласования счетов и актов между отделами с электронным подписанием и уведомлениями
-85%
Время на согласование документов
3x
Увеличение скорости обработки документов
100%
Прозрачность статусов документооборота
Google Drive APIGoogle SheetsВнутренняя CRMDocuSign API (или ЭЦП-модуль)Google Apps ScriptВнутренняя CRM
О проекте
['Компания, занимающаяся предоставлением финансовых услуг, ежемесячно оформляла десятки счетов и актов на оплату. Этот процесс был традиционно обременен множеством ручных операций, что приводило к ошибкам и задержкам в согласовании. В ходе анализа ситуации стало очевидно, что необходимо внедрить систему, способную автоматизировать весь процесс документооборота, улучшив взаимодействие между юристами, бухгалтерией и руководством.', 'Клиент обратился к QU Bot с задачей оптимизировать процесс согласования документов, внедрив электронное подписание и систему уведомлений. Основной целью было устранение ручного труда и повышение прозрачности статусов документов, что в конечном счете должно было ускорить процесс обработки счетов и актов.']
Задача
- Сократить время согласования
- Исключить ручное дублирование файлов
- Упростить подписание через ЭЦП
- Повысить прозрачность статусов и контроль сроков
Что было до нас
- Долгие задержки в согласовании документов
- Проблемы с потерей и дублированием файлов
- Неэффективная цепочка согласования между отделами
- Нехватка информации о текущем статусе документов
Решение
Создана таблица Google Sheets с контролем всех заявок и статусов
Скрипт автоматически определяет или создает папку на Google Drive под каждый документ
Сотрудник загружает счёт → запускается триггер согласования
CRM система отправляет уведомление руководителю/бухгалтеру/юристу (на выбор): “Новый счёт на проверку”
После проверки нажимают “✅ Подписать” — документ уходит на подпись
До
После
Согласование документов занимало до 3 дней
Время согласования сократилось до 4 часов
В процессе терялись десятки документов каждый месяц
Количество утерянных файлов сократилось до 0
Не было прозрачности по статусам документов
Статусы документооборота стали 100% прозрачными
Результаты
−85% времени на согласование
0 утерянных файлов
+100% прозрачность документооборота
4 часа от загрузки до подписи вместо 3 дней
Мы перестали бегать с актами по кабинетам. Теперь Telegram сам уведомляет, кто должен согласовать документ, а директор подписывает с телефона за минуту. Все версии хранятся в папках, ошибок нет вообще.
Другие проекты
Смотрите также
Автоматизации
Автоматизация контроля работоспособности сервисов и технической поддержки 24/7
Клиент постоянно сталкивался с внезапными сбоями в работе сайта и внутренних сервисов, а уведомления о проблемах …
PythonUptimeRobot APIGoogle Sheets APITelegram Bot API
Автоматизации
Автоматизация контроля рекламных расходов и эффективности кампаний через единый маркетинг-дашборд
Компания вела рекламные расходы вручную в разных таблицах, данные из рекламных кабинетов обновлялись с задержкой, а …
PythonGoogle Sheets APIPower BIFacebook Ads API
Автоматизации
Автоматизация финансовой аналитики и отчётности через дашборд CFO-24
Финансовая отчётность собиралась вручную из CRM, Excel и Google Sheets, из-за чего данные были разрозненными, устаревшими …
PythonGoogle Sheets APIPower BIBitrix24 API