Автоматизации 2025

Автоматизация согласования счетов и актов между отделами с электронным подписанием и уведомлениями

-85%
Время на согласование документов
3x
Увеличение скорости обработки документов
100%
Прозрачность статусов документооборота
Google Drive APIGoogle SheetsВнутренняя CRMDocuSign API (или ЭЦП-модуль)Google Apps ScriptВнутренняя CRM

О проекте

['Компания, занимающаяся предоставлением финансовых услуг, ежемесячно оформляла десятки счетов и актов на оплату. Этот процесс был традиционно обременен множеством ручных операций, что приводило к ошибкам и задержкам в согласовании. В ходе анализа ситуации стало очевидно, что необходимо внедрить систему, способную автоматизировать весь процесс документооборота, улучшив взаимодействие между юристами, бухгалтерией и руководством.', 'Клиент обратился к QU Bot с задачей оптимизировать процесс согласования документов, внедрив электронное подписание и систему уведомлений. Основной целью было устранение ручного труда и повышение прозрачности статусов документов, что в конечном счете должно было ускорить процесс обработки счетов и актов.']

Задача

  • Сократить время согласования
  • Исключить ручное дублирование файлов
  • Упростить подписание через ЭЦП
  • Повысить прозрачность статусов и контроль сроков
Что было до нас
  • Долгие задержки в согласовании документов
  • Проблемы с потерей и дублированием файлов
  • Неэффективная цепочка согласования между отделами
  • Нехватка информации о текущем статусе документов

Решение

Создана таблица Google Sheets с контролем всех заявок и статусов

Скрипт автоматически определяет или создает папку на Google Drive под каждый документ

Сотрудник загружает счёт → запускается триггер согласования

CRM система отправляет уведомление руководителю/бухгалтеру/юристу (на выбор): “Новый счёт на проверку”

После проверки нажимают “✅ Подписать” — документ уходит на подпись

До
После
Согласование документов занимало до 3 дней
Время согласования сократилось до 4 часов
В процессе терялись десятки документов каждый месяц
Количество утерянных файлов сократилось до 0
Не было прозрачности по статусам документов
Статусы документооборота стали 100% прозрачными

Результаты

−85% времени на согласование
0 утерянных файлов
+100% прозрачность документооборота
4 часа от загрузки до подписи вместо 3 дней
Мы перестали бегать с актами по кабинетам. Теперь Telegram сам уведомляет, кто должен согласовать документ, а директор подписывает с телефона за минуту. Все версии хранятся в папках, ошибок нет вообще.
— Клиент


Нужен похожий проект?

Расскажите о задаче — оценим и предложим решение бесплатно.

Обсудить проект